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改修工事の履歴等の登録によるデータベース化が平成17年度から開始されると聞いています。 工事経歴等の資料整理は、どのように進めたら良いでしょうか?
   

マンションの維持修繕体系

マンションの管理組合が発注する点検・清掃や修繕・改修工事には以下のようなものがあります。
会計別、修繕等区分別に台帳をつくり、工事記録(範囲や費用、補修方法など)を整備する必要があります。

   
(1) 定期点検
  定期的な点検には、建物の外観上の点検のほか、昇降機、消防用設備、簡易専用水道、自家用受変電設備等について点検・検査などがあり、その点検記録は、所轄官庁等へ届け出なければならないものもあります。
不具合い個所については、その原因を調査し処置しなければならない場合や、長期修繕計画を修正し、計画修繕工事に組込む場合もあります。
管理組合には報告を受け対処する体制が必要です。
(2) 定期清掃
  屋外や共用部分の清掃の他、受水槽・高置水槽の定期清掃、排水管の洗浄清掃、排気ダクトの清掃等があります。
これを記録するとともに、不具合箇所が発見された場合には対策を検討するシステムが必要です。
(3) 経常修繕
  日常の小修繕、または本格的な修繕を施す前の予備的な修繕で、毎年一定額の営繕費を設け、管理費会計によって処理します。
小口修繕、瑕疵補修などは簡易な注文書、請書、修繕伝票などで処理される場合もありますが、これを年度別に保管しておく必要があります。
(4) 計画修繕
  予め設定した修繕周期に基づいて、修繕の実施を計画するもので、中規模のものと、大規模なものに分けられます。
何らかのグレードアップや、性能向上を図る工事は「改良」ですが、修繕と改良を合わせて「改修」といっています。
大規模修繕工事は一大事業であり工事費も多額になるので、修繕(又は改修)設計図書(仕様書・設計図)、工事請負契約書(工事費内訳明細共)、竣工図書(工程表、施工要領書、施工図、承認図、性能保証書、議事録、工事記録写真など)が整備され、保管されるのが通常です。
(5) 事故修繕
  大地震・台風などの自然災害や、火災や爆発事故などの復旧工事で、この記録も正確に保管します。
(6) 変更工事
  敷地や共用部分等の変更で、建物の増改築、設備や屋外施設の廃止、新設、大幅な用途変更・改良工事などがこれにあたります。共有財産の変更ですので、通常の修繕よりも正確で詳細な記録が必要です。

資料整備

毎年の総会の議案書では、「管理費」の営繕費・補修費などの支出記録と、「修繕積立金」を取崩した工事の内容・金額等が報告されます。
総会議案書を保管しておけば、マンションの修繕記録の概略は把握することができます。
これらの資料はパソコンでデジタル化しておけば、分類、整理、取り出しが楽で、登録に際してもスムーズに行われるものと思われます。
 
 

マンション再生協会